Produktiviteten lider nesten alltid i tider med stor endring, fordi ansattes stress dramatisk øker på grunn av den universelle frykten for det ukjente. I disse tider blir kommunikasjon viktigere enn noen gang.

Ofte tror toppledere virkelig at de kommuniserer med ansatte når det gjelder saker som berører dem. Dessverre undervurderer de ofte antall saker som faktisk inkluderer, for faktum er at de fleste beslutninger på høyt nivå vil påvirke ansatte på en eller annen måte.

Så hvordan vet du hva som er viktig for ansatte og hva du skal fortelle dem? Vel, du må sette deg inn i posisjonen, sinnet, hjertet til de ansatte - en ansatt om gangen. Hvis du var den personen, hva ville du vært bekymret for akkurat nå i den nåværende situasjonen? Hva ville være viktig for deg å vite? Hva er det verste som kan skje, og vil du vite om det på forhånd? Hvordan vil du bli fortalt? 

Selvfølgelig kan du ikke svare på disse spørsmålene selv. Du trenger innspill fra de menneskene du prøver å forstå. Avhengig av hvor mye du kan kommunisere deg frem til eller hvor mye som allerede er kjent, kan du spørre noen få individer om nøkkelpunkter, og hva folk bekymrer og lurer på.

Utform svarene på spørsmålene med denne informasjonen. Selvfølgelig må de være sannferdige svar, for oppriktighet blir lett gjenkjent og vil gi deg et solid sosial bonus for kommunikasjonsarbeidet ditt. Videre må de settes i ord som er klare og kompromissløse, men også hensynsfulle og medfølende. Det er verdt å bruke litt tid på denne delen av forpliktelsen til budskapet ditt, da er det også lett å lese og vil automatisk øke muligheten for å engasjere seg blant de ansatte.

I neste omgang kommer formidling av informasjonen. Det er, som vi alle vet, ingen mangel på kommunikasjonsteknologi i næringslivet. Imidlertid kan måten en person mottar nyheter dramatisk påvirke hvordan han eller hun føler om det, så du må velge mediet veldig nøye. E-post kan i mange tilfeller oppfattes som kaldt og lite følsomt, selv om det er nyttig for rutineoppdateringer som ikke har følelsesmessige overtoner. Noen meldinger formidles bedre ansikt til ansikt, enten av ledere til gruppene deres eller av administrerende direktør for hele organisasjonen. 

Hvis de som bringer budskapet ikke har høyt utviklede kommunikasjonsevner, er det verdt å engasjere seg tjenestene til profesjonelle taleforfattere eller presentasjonstrenere for å hjelpe dem, men vær sikker på at meldingen forblir ærlig, tydelig og medfølende.

Og fremfor alt, følg med på dine forpliktelser og løfter. Ingenting slår av ansattes lojalitet mer enn tomme ord, men oppriktig, omsorgsfull, kontinuerlig kommunikasjon kan danne grunnlaget for å bygge ansattes engasjement når dagens uro er slutt.

Tim Hoiseth

Tim has background as is business psychologist and work sociologist with expertise in building organisations and teams to solve problems for the future. Tim has expertise in technology and the symbiosis between human interaction and technology in operational processes.