Produktiviteten lider nesten alltid i tider med stor endring, fordi ansattes stress dramatisk øker på grunn av den universelle frykten for det ukjente. I disse tider blir kommunikasjon viktigere enn noen gang.

Ofte tror toppledere virkelig at de kommuniserer med ansatte når det gjelder saker som berører dem. Dessverre undervurderer de ofte antall saker som faktisk inkluderer, for faktum er at de fleste beslutninger på høyt nivå vil påvirke ansatte på en eller annen måte.

Så hvordan vet du hva som er viktig for ansatte og hva du skal fortelle dem? Vel, du må sette deg inn i posisjonen, sinnet, hjertet til de ansatte - en ansatt om gangen. Hvis du var den personen, hva ville du vært bekymret for akkurat nå i den nåværende situasjonen? Hva ville være viktig for deg å vite? Hva er det verste som kan skje, og vil du vite om det på forhånd? Hvordan vil du bli fortalt? 

Selvfølgelig kan du ikke svare på disse spørsmålene selv. Du trenger innspill fra de menneskene du prøver å forstå. Avhengig av hvor mye du kan kommunisere deg frem til eller hvor mye som allerede er kjent, kan du spørre noen få individer om nøkkelpunkter, og hva folk bekymrer og lurer på.

Utform svarene på spørsmålene med denne informasjonen. Selvfølgelig må de være sannferdige svar, for oppriktighet blir lett gjenkjent og vil gi deg et solid sosial bonus for kommunikasjonsarbeidet ditt. Videre må de settes i ord som er klare og kompromissløse, men også hensynsfulle og medfølende. Det er verdt å bruke litt tid på denne delen av forpliktelsen til budskapet ditt, da er det også lett å lese og vil automatisk øke muligheten for å engasjere seg blant de ansatte.

I neste omgang kommer formidling av informasjonen. Det er, som vi alle vet, ingen mangel på kommunikasjonsteknologi i næringslivet. Imidlertid kan måten en person mottar nyheter dramatisk påvirke hvordan han eller hun føler om det, så du må velge mediet veldig nøye. E-post kan i mange tilfeller oppfattes som kaldt og lite følsomt, selv om det er nyttig for rutineoppdateringer som ikke har følelsesmessige overtoner. Noen meldinger formidles bedre ansikt til ansikt, enten av ledere til gruppene deres eller av administrerende direktør for hele organisasjonen. 

Hvis de som bringer budskapet ikke har høyt utviklede kommunikasjonsevner, er det verdt å engasjere seg tjenestene til profesjonelle taleforfattere eller presentasjonstrenere for å hjelpe dem, men vær sikker på at meldingen forblir ærlig, tydelig og medfølende.

Og fremfor alt, følg med på dine forpliktelser og løfter. Ingenting slår av ansattes lojalitet mer enn tomme ord, men oppriktig, omsorgsfull, kontinuerlig kommunikasjon kan danne grunnlaget for å bygge ansattes engasjement når dagens uro er slutt.

Tim Hoiseth

Tim has background as is business psychologist and work sociologist with expertise in building organisations and teams to solve problems for the future. Tim has expertise in technology and the symbiosis between human interaction and technology in operational processes.

Å sette i gang med en Six Sigma prosess betyr å legge inn en periode med betydelig endring i organisasjonen. Produktivitet og moral lider nesten alltid i tider med stor endring. Kravene til endring og tilpasning og den veldig menneskelige frykten for det ukjente, gir belastninger i arbeidsmiljøet. I disse tider blir kommunikasjon viktigere enn noen gang.

Kommunikasjon gjennom et Six Sigma-prosjekt er veldig viktig fordi kraften og omfanget av Six Sigma krever et betydelig engasjement fra alle i organisasjonen. En suksess ved bruk av Sigma-prosesser krever en klar og åpen kommunikasjon på alle nivåer for å overskride avdelingsbarrierer som ellers vil forårsake forvirring. I tillegg vil enhver endring i en organisasjon møte en viss motstand, enten forsettlig eller bare på grunn av treghet. Når ledelsen effektivt kan kommunisere at det ligger bak den endringen og kan kommunisere de positive sidene ved endringen, kan motstand motvirkes og overvinnes.

Bedriftsledelsen må være villig til å gi Six Sigma-teamene alle verktøyene og informasjonen som er nødvendig for å anvende Six Sigma-konsepter på deres daglige aktiviteter. Det er avgjørende i Six Sigma-prosjekter å klargjøre begrunnelsen, forventningene, målene og sekvensen av trinn i prosessen. Seks Sigma-lag med klare, skrevne mål oppnår langt mer på kortere tid enn lag uten dem noen gang kunne forestille seg. Dette gjelder overalt og under alle omstendigheter. Dokumentasjon av Six Sigma-prosessen er muligheten til å løse eventuelle misforståelser om distribusjonen. Det utvikles en plan som skisserer strategien for å ta prosessen fra nåværende tilstand til en som er innenfor statistisk kontroll og i tråd med selskapets Six Sigma-mål. Rollene må være tydelig definert i hvordan enkeltpersoner bidrar til planen og strategien. Ansatte vurderer hvordan de kan bidra til organisasjonen gjennom informasjonen de mottar. Et teams kvalitetsmål bør settes for å samsvare med selskapets overordnede mål for forbedring av kvalitet. Dette skjer først når teamet har kunnskapen de trenger.

Manglende klarhet i formidlingen av informasjon er sannsynligvis mer ansvarlig for frustrasjon og manglende prestasjon enn noen annen enkelt faktor. Det er dessverre altfor lett å ikke innse at kommunikasjon faller under organisasjonens behov. Ofte tror toppsjefer oppriktig at de kommuniserer tilstrekkelig med ansatte. Ledere kan imidlertid lett undervurdere antall problemer de ansatte trenger informasjon om og hvor mye informasjon de trenger.

Hvordan vet du hva som er viktig for ansatte og hva du skal fortelle dem? Du må sette deg selv inn i de ansattes stilling. Hvis du var den personen, hva ville det være viktig for deg å vite for å gjøre jobben din? Hva ville du være bekymret for i den nåværende situasjonen? Hvilken informasjon vil hjelpe deg med å håndtere endring? Hvordan vil du foretrukket å bli fortalt ting? Du kan ikke svare på disse spørsmålene selv. Du trenger innspill fra de menneskene du prøver å forstå. Kommunikasjon er en toveis gate - å lytte så vel som å snakke. Spør noen få personer om hva som blir sagt, hva folk bekymrer seg over og lurer på.

Vær også oppmerksom på at måten en person mottar nyheter på kan dramatisk påvirke hvordan han eller hun føler rundt det, så du må velge mediet du benytter veldig nøye. E-post kan oppleves som kald og upåvirket, selv om det er nyttig for rutineoppdateringer som ikke har følelsesmessige overtoner. Mange meldinger blir bedre levert personlig, enten til enkeltpersoner eller til teamet som en helhet.

Kommunikasjonsferdigheter krever trening for å mestre. Sørg alltid for at budskapet du leverer forblir ærlig, tydelig og medfølende. Ha integritet og bygg tillit. Ikke si hva du ikke mener. Ikke lov noe du ikke kan eller vil oppfylle. Følg fremfor alt dine forpliktelser og løfter. Ingenting mister mer tillit fra de som følger deg og ser opp til enn å føle seg forrådt. Oppriktighet, omsorg og kontinuerlig kommunikasjon vil danne grunnlaget for å bygge ansattes engasjement gjennom Six Sigma-prosessen.

Tim Hoiseth

Tim has background as is business psychologist and work sociologist with expertise in building organisations and teams to solve problems for the future. Tim has expertise in technology and the symbiosis between human interaction and technology in operational processes.