Hvor mange ganger har du vært del av eller hørt om et team som er frustrert? Eller et team som føltes ut som det ikke er gjort noe fremskritt mot målene? Eller et team der det ikke var helt klar på hva de forventet skulle bli gjort? Kanskje følte du ikke at lagkameratene dine hadde støtte fra dem over seg? 

Hvis du er som meg og de fleste jeg kjenner, nikker du ja til et eller flere av spørsmålene ovenfor.

Det er en eneste ting som kan lindre eller eliminere disse utfordringene og få laget til en solid start. Den eneste tingen er et "team charter".

Hva er et Team Charter?

Et charter er et dokument som beskriver teamets formål, grenser og avtaler (detaljene nedenfor). Det er skapt av den som sponser eller danner laget og av de som vil være med på laget. Kraften til dette dokumentet kommer fra samtalen og avtalene som er registrert på det.

Fordi makten kommer fra avtalene som er oppnådd, er formatet på selve dokumentet mindre viktig enn samtalen. Uansett format, bør komponentene i neste avsnitt vurderes.

Hva er inkludert?

Teamchartere bør adressere følgende områder og svare på relaterte spørsmål

• Formål og justering. Hvorfor blir dette teamet dannet? Hvilket formål vil det tjene? Hvilken utfordring, problem, problem eller mulighet vil den ta opp? Hvordan er arbeidet til dette teamet i samsvar med organisasjonens større mål og strategier?

• Mål og forventninger. Hva er de spesifikke målene for dette teamet? Når vil vi vite at vi har fullført arbeidet deres? Hvem er kunder og interessenter i teamets arbeid? Hva er deres behov og forventninger? Hva er hindringene eller utfordringene som kan sees i starten? Sørg for å oppgi målene tydelig med målbare utfall og tidslinjer.

• Roller. Hvem er teamlederen? Hva er deres rolle? Hvem er ansvarlig for tilrettelegging, logistikk og informasjonshåndtering? Hvem vil være ansvarlig for kommunikasjon til interessenter og teamsponsor? Hvordan vil hver enkelt person være involvert i beslutningen?

• Tilnærming. Hvordan og når vil teamet møtes? Hva er normene eller grunnreglene som teamet vil gå med på? Hvordan tar vi beslutninger? Hvordan vil vi holde hverandre ansvarlige for disse tingene og for fullføring av oppgaven? Hvem vil kommunisere teamets fremgang og til hvem? Charteret ditt bør også inneholde et høyt nivå på de viktigste fasene eller milepælene i teamets liv og skissere disse.

• Kunnskap og kompetanse som kreves. Lag en liste over ferdigheter og kompetanse som vil være nødvendig for å lykkes med teamet. Identifiser personen på teamet som kan gi disse ferdighetene og perspektivene. Identifiser eventuelle mangler i ferdigheter, og finn en måte å knytte disse ferdighetene til teamet gjennom andre ressurser. Å legge til disse ferdighetene betyr ikke at du må legge folk til teamet. Det betyr at fageksperter best kan identifiseres og inviteres til å delta i begynnelsen, og et charter er med på å få det til.  

• Ressurser som trengs. Hvilket budsjett for tid og penger vil trengs for dette prosjektet? Hvilke andre ressurser vil kreves?

• Myndighet. Hvilket autoritetsnivå har du på utgiftene? Hvilken autoritet har de til andre ressurser? Hvilke godkjenninger vil kreves, og av hvem?

• Avtale. Når alle disse spørsmålene og elementene er dokumentert, skal charteret ditt signeres av teamsponsoren og hvert teammedlem. Dette vil sementere avtalen og gjøre det lettere å holde folk ansvarlige. Det sikrer også at hvert teammedlem forstår og er ombord med hele charteret.

Hvordan implementere et Team Charter?

Fordi det er en viss struktur som kreves, vil typisk en leder som danner eller sponser et team starte prosessen. Hvis dette ikke skjer i organisasjonen din, ikke bruk det som en unnskyldning! Uansett hvilken rolle du kan få støtte for å føre en samtale som fører deg til klarhet og avtaler som et charter vil gi.

Få teamet sammen med lederen som dannet og / eller sponser teamet ditt. Ta en samtale om de åtte elementene ovenfor, og dokumentere avtalene dine. Du kan være i stand til å fullføre et charter i ett møte, eller det kan kreve at folk samler mer informasjon før de er ferdige - gjør det som er fornuftig gitt størrelsen, kompleksiteten og viktigheten av teamets resultat. Husk at all tid investert her vil bli tilbakebetalt mange ganger. Motstå fristelsen og tendensen til å "få dette ferdig fort og komme seg tilbake til arbeidet."

Når dokumentet er opprettet, må alle parter signere det som en måte å indikere forpliktelse til hverandre. Hold deretter dokumentet friskt ved å henvise til det i teammøter og sørge for at du holder deg på sporet med grensene og veiledningen det gir. Innse også at når tiden går videre, kan det hende du må gjøre justeringer, avklaringer eller endringer i charteret. Dette er helt greit så lenge alle teammedlemmer og leder og sponsor er enige og "gir klarsignal" for endringene.

Vær foroverlent

Vil det ta lang tid å lage et team charter?  

Absolutt  

Kommer det til å være noen som vil stoppe med snakket og ønske å komme i gang?  

Garantert.  

Anerkjenn faktaene, men husk at en enda større tid brukt til å bygge et charter vil bli tilbakebetalt i redusert frustrasjon, forbedret produktivitet og bedre resultater. Lykke til!