Kommunikasjon gjør endring enklere

Produktivitet lider nesten alltid i tider med store endringer, fordi ansattes stress øker dramatisk på grunn av den universelle frykten for det ukjente. I disse tider blir kommunikasjon viktigere enn noen gang.
Ofte tror toppledere virkelig at de kommuniserer med ansatte når det gjelder saker som berører dem. Dessverre undervurderer de ofte antallet saker som faktisk betyr noe, for det faktum er at de fleste beslutninger på høyt nivå vil påvirke ansatte på en måte eller en annen.

Så hvordan vet du hva som er viktig for ansatte og hva du skal fortelle dem? Du må sette deg i posisjonen, sinnet, hjertet til de ansatte – en ansatt om gangen. Hvis du var den personen, hva ville du være bekymret for akkurat nå i den nåværende situasjonen? Hva ville være viktig for deg å vite? Hva er det verste som kan skje, og vil du vite om det på forhånd? Hvordan vil du bli fortalt?

Selvfølgelig kan du ikke svare på disse spørsmålene selv. Du trenger innspill fra de menneskene du prøver å forstå. Avhengig av hvor mye du kan få frem i samtaler eller hvor mye som allerede er kjent, kan du spørre noen få individer hva de sier, og hva folk bekymrer seg for og lurer på.

Utform svarene på spørsmålene med denne informasjonen. Selvfølgelig må de være sannferdige svar, for oppriktighet blir lett gjenkjent og vil gi deg et solid sosial bonus for kommunikasjonsarbeidet ditt. Videre må de settes i ord som er klare og kompromissløse, men også hensynsfulle og medfølende. Det er verdt å bruke litt tid på denne delen av forpliktelsen til budskapet ditt, da er det også lett å lese og vil automatisk øke muligheten for å engasjere seg blant de ansatte.

I neste omgang kommer formidling av informasjonen. Det er, som vi alle vet, ikke mangel på kommunikasjonsteknologi i næringslivet. Måten en person mottar nyheter kan imidlertid dramatisk påvirke hvordan han eller hun føler om det, så du må velge mediet veldig nøye. E-post kan i mange tilfeller oppfattes som kald og ufølsom, selv om den er nyttig for rutinemessige oppdateringer som ikke har emosjonelle overtoner. Noen meldinger blir bedre uttalt og levert, enten av ledere til gruppene deres eller av administrerende direktør til hele organisasjonen.

Hvis budbringerne ikke har høyt utviklede kommunikasjonsevner, er det verdt å engasjere tjenestene til profesjonelle taleskribenter eller presentasjonsveiledere for å hjelpe dem, men vær sikker på at meldingen forblir ærlig, klar og medfølende.

Og fremfor alt, følg dine forpliktelser og løfter. Ingenting slår av motivasjonen til ansatte mer enn tomme ord. Oppriktighet, omsorg og kontinuerlig kommunikasjon kan danne grunnlaget for å bygge ansattes engasjement.